Origens
O "Programa 5S" foi concebido por Kaoru Ishikawa em 1950, no Japão do pós-guerra, provavelmente inspirado na necessidade, que havia então, de colocar ordem na grande confusão a que ficou reduzido o país após sua derrota para as forças aliadas. O Programa demonstrou ser tão eficaz enquanto reorganizador das empresas e da própria economia japonesa que, até hoje, é considerado o principal instrumento de gestão da qualidade e produtividade utilizado naquele país.
Objetivos
O "Programa 5S" foi desenvolvido com o objetivo de transformar o ambiente das organizações e a atitude das pessoas, melhorando a qualidade de vida dos funcionários, diminuindo desperdícios, reduzindo custos e aumentando a produtividade das instituições.
O "Programa 5S" ganhou esse nome devido às iniciais das cinco palavras japonesas que sintetizam as cinco etapas do programa. Essas palavras e suas versões para o português são apresentadas abaixo:
Seiri- DESCARTE: Separar o necessário do desnecessário.
Seiton- ARRUMAÇÃO: Colocar cada coisa em seu devido lugar.
Seisso- LIMPEZA: Limpar e cuidar do ambiente de trabalho.
Seiketsu- SAÚDE: Tornar saudável o ambiente de trabalho.
Shitsuke- DISCIPLINA: Rotinizar e padronizar a aplicação dos "S" anteriores.
O "Programa 5S" e a Cidadania
O "Programa 5S" propõe cinco iniciativas, cinco ações que visam transformar o ambiente de trabalho. Ao fazer isso, entretanto, transforma também a atitude das pessoas com relação a esse ambiente, aos seus colegas e a si mesmas.
Parece exagero, mas não é. O "Programa 5 S" é mais do que uma ferramenta administrativa. É uma proposta de reeducação, de recuperação de práticas e valores freqüentemente esquecidos, mas certamente conhecidos e prezados por todos. De fato, as atitudes sugeridas pelo "Programa 5 S" parecem óbvias. Todos concordam que um ambiente sem entulho é mais agradável do que um local entupido de tralhas que mal sabemos para que servem. Ninguém questiona ser mais fácil trabalhar em um ambiente bem arrumado, do que em meio à bagunça. É claro que um lugar limpo é muito melhor do que um outro cheio de lixo e sujeira. Nós sabemos perfeitamente que atitudes como essas, antigamente chamadas "virtuosas", tornam a vida mais agradável, mais saudável, mais produtiva. Apenas nos esquecemos disso. Ou então achamos que o local onde trabalhamos "não merece" o nosso esforço nesse sentido, talvez por pensarmos que "esse não é trabalho nosso".
Por esse motivo, o "Programa 5S" foi concebido para ser aplicado também fora do ambiente de trabalho. Ele propõe que façamos uma reflexão sobre a nossa vida, sobre o modo como nos comportamos com relação a nós mesmos, aos nossos parentes, amigos, vizinhos, colegas de trabalho. Em relação à nossa casa, nossa rua, nosso bairro, nossa cidade, nosso país. Em resumo, o "Programa 5S" questiona a nossa situação enquanto cidadãos, enquanto membros ativos de uma sociedade organizada e democrática, onde cada indivíduo tem direitos e obrigações e deve esforçar-se para cumprir estas e fazer valer aqueles.
O "Programa 5S" pode ser o primeiro passo para que reconquistemos mais um "S" - o Senso de Justiça - através do qual atingimos também o senso da proporção, o senso da beleza, o sentido da cidadania, e sem o qual jamais conseguiremos perceber a necessidade de vivermos numa sociedade eqüitativa e democrática.
O "Programa 5S" foi concebido por Kaoru Ishikawa em 1950, no Japão do pós-guerra, provavelmente inspirado na necessidade, que havia então, de colocar ordem na grande confusão a que ficou reduzido o país após sua derrota para as forças aliadas. O Programa demonstrou ser tão eficaz enquanto reorganizador das empresas e da própria economia japonesa que, até hoje, é considerado o principal instrumento de gestão da qualidade e produtividade utilizado naquele país.
Objetivos
O "Programa 5S" foi desenvolvido com o objetivo de transformar o ambiente das organizações e a atitude das pessoas, melhorando a qualidade de vida dos funcionários, diminuindo desperdícios, reduzindo custos e aumentando a produtividade das instituições.
O "Programa 5S" ganhou esse nome devido às iniciais das cinco palavras japonesas que sintetizam as cinco etapas do programa. Essas palavras e suas versões para o português são apresentadas abaixo:
Seiri- DESCARTE: Separar o necessário do desnecessário.
Seiton- ARRUMAÇÃO: Colocar cada coisa em seu devido lugar.
Seisso- LIMPEZA: Limpar e cuidar do ambiente de trabalho.
Seiketsu- SAÚDE: Tornar saudável o ambiente de trabalho.
Shitsuke- DISCIPLINA: Rotinizar e padronizar a aplicação dos "S" anteriores.
O "Programa 5S" e a Cidadania
O "Programa 5S" propõe cinco iniciativas, cinco ações que visam transformar o ambiente de trabalho. Ao fazer isso, entretanto, transforma também a atitude das pessoas com relação a esse ambiente, aos seus colegas e a si mesmas.
Parece exagero, mas não é. O "Programa 5 S" é mais do que uma ferramenta administrativa. É uma proposta de reeducação, de recuperação de práticas e valores freqüentemente esquecidos, mas certamente conhecidos e prezados por todos. De fato, as atitudes sugeridas pelo "Programa 5 S" parecem óbvias. Todos concordam que um ambiente sem entulho é mais agradável do que um local entupido de tralhas que mal sabemos para que servem. Ninguém questiona ser mais fácil trabalhar em um ambiente bem arrumado, do que em meio à bagunça. É claro que um lugar limpo é muito melhor do que um outro cheio de lixo e sujeira. Nós sabemos perfeitamente que atitudes como essas, antigamente chamadas "virtuosas", tornam a vida mais agradável, mais saudável, mais produtiva. Apenas nos esquecemos disso. Ou então achamos que o local onde trabalhamos "não merece" o nosso esforço nesse sentido, talvez por pensarmos que "esse não é trabalho nosso".
Por esse motivo, o "Programa 5S" foi concebido para ser aplicado também fora do ambiente de trabalho. Ele propõe que façamos uma reflexão sobre a nossa vida, sobre o modo como nos comportamos com relação a nós mesmos, aos nossos parentes, amigos, vizinhos, colegas de trabalho. Em relação à nossa casa, nossa rua, nosso bairro, nossa cidade, nosso país. Em resumo, o "Programa 5S" questiona a nossa situação enquanto cidadãos, enquanto membros ativos de uma sociedade organizada e democrática, onde cada indivíduo tem direitos e obrigações e deve esforçar-se para cumprir estas e fazer valer aqueles.
O "Programa 5S" pode ser o primeiro passo para que reconquistemos mais um "S" - o Senso de Justiça - através do qual atingimos também o senso da proporção, o senso da beleza, o sentido da cidadania, e sem o qual jamais conseguiremos perceber a necessidade de vivermos numa sociedade eqüitativa e democrática.
Descarte - S E I R I
PARA QUE SERVE
Manter no local apenas aquilo que é necessário e adequado à execução das atividades e ao ambiente de trabalho: o que não serve para um setor, pode servir e estar fazendo falta em um outro setor.
COMO PRATICAR
Verificar, dentre todos os materiais, equipamentos, ferramentas, móveis etc. aquilo que de fato é útil e necessário.
Separar tudo o que não tiver utilidade para o setor:
•materiais quebrados, obsoletos etc. (por exemplo, aquela velha máquina de calcular que ninguém usa mais);
•materiais que não têm utilidade para o serviço executado pelo setor (por exemplo, as máquinas de escrever substituídas pelo microcomputador);
•materiais estocados sem excesso (por exemplo, manter no setor duzentas canetas esferográficas quando o consumo é de cinco por mês).
•materiais já utilizados (por exemplo, Diários Oficiais antigos).
Descartar o que não serve, disponibilizando para outros setores aquilo que não é utilizado pelo setor:
•devolver ao almoxarifado o excedente dos materiais estocados no setor;
•enviar para venda, como sucata, ou jogar no lixo, aquilo que não tiver outra utilidade.
RESULTADOS
•Desocupa espaços.
•Torna mais visíveis os materiais realmente utilizados.
•Torna o ambiente mais claro, confortável e fácil de limpar.
•Evita a compra desnecessária de materiais.
•Aumenta a produtividade.
•Prepara o ambiente para a segunda fase.
Arrumação - S E I T O N
PARA QUE SERVE
Arrumar e ordenar aquilo que permaneceu no setor por ser considerado necessário.
COMO PRATICAR
•Verificar, dentre todos os materiais, equipamentos, ferramentas, móveis etc. aquilo que de fato é útil e necessário.
•Definir critérios para guardar os materiais e organizar os móveis e equipamentos. Tudo deve sempre estar disponível e próximo ao local de uso.
•Definir um lugar para cada coisa e o modo adequado de guardá-la.
•Padronizar o nome dos objetos.
•Criar sistema de identificação visual dos objetos, para facilitar o acesso aos mesmos (cores, rótulos, símbolos).
•Desenvolver o hábito de guardar os objetos nos seus devidos lugares após utilizá-los.
RESULTADOS
•Racionaliza os espaços.
•Facilita o acesso aos materiais e equipamentos, reduzindo o tempo de busca.
•Evita estoque em duplicidade.
•Racionaliza a execução das tarefas.
•Melhora o ambiente de trabalho, reduzindo o esforço físico e mental.
•Prepara o ambiente para a terceira fase.
PARA QUE SERVE
Arrumar e ordenar aquilo que permaneceu no setor por ser considerado necessário.
COMO PRATICAR
•Verificar, dentre todos os materiais, equipamentos, ferramentas, móveis etc. aquilo que de fato é útil e necessário.
•Definir critérios para guardar os materiais e organizar os móveis e equipamentos. Tudo deve sempre estar disponível e próximo ao local de uso.
•Definir um lugar para cada coisa e o modo adequado de guardá-la.
•Padronizar o nome dos objetos.
•Criar sistema de identificação visual dos objetos, para facilitar o acesso aos mesmos (cores, rótulos, símbolos).
•Desenvolver o hábito de guardar os objetos nos seus devidos lugares após utilizá-los.
RESULTADOS
•Racionaliza os espaços.
•Facilita o acesso aos materiais e equipamentos, reduzindo o tempo de busca.
•Evita estoque em duplicidade.
•Racionaliza a execução das tarefas.
•Melhora o ambiente de trabalho, reduzindo o esforço físico e mental.
•Prepara o ambiente para a terceira fase.
Limpeza - S E I S S O
PARA QUE SERVE
Deixar o local limpo e as máquinas e equipamentos em perfeito funcionamento.
COMO PRATICAR
•Fazer uma faxina geral, limpando pisos, paredes, armários, mesas, arquivos, máquinas e equipamentos etc.
•Acionar regularmente, ou sempre que necessário, o pessoal encarregado da limpeza.
•Acionar regularmente, ou sempre que necessário, o pessoal encarregado da manutenção de máquinas e equipamentos.
•Evitar sujar o local desnecessariamente, desenvolvendo hábitos de limpeza: lixo na lixeira, mesas limpas, máquinas cobertas etc.
•Limpar os objetos antes de guardá-los.
RESULTADOS
•Conscientiza sobre a necessidade de manter o local de trabalho limpo e arrumado: manter o local de trabalho limpo é tarefa de todos, não apenas do pessoal da limpeza.
•Cria um ambiente de trabalho saudável e agradável.
•Melhora a imagem do setor, da instituição e, por extensão, dos seus funcionários.
•Incrementa a qualidade de vida na instituição.
•Prepara o ambiente para a quarta fase.
PARA QUE SERVE
Deixar o local limpo e as máquinas e equipamentos em perfeito funcionamento.
COMO PRATICAR
•Fazer uma faxina geral, limpando pisos, paredes, armários, mesas, arquivos, máquinas e equipamentos etc.
•Acionar regularmente, ou sempre que necessário, o pessoal encarregado da limpeza.
•Acionar regularmente, ou sempre que necessário, o pessoal encarregado da manutenção de máquinas e equipamentos.
•Evitar sujar o local desnecessariamente, desenvolvendo hábitos de limpeza: lixo na lixeira, mesas limpas, máquinas cobertas etc.
•Limpar os objetos antes de guardá-los.
RESULTADOS
•Conscientiza sobre a necessidade de manter o local de trabalho limpo e arrumado: manter o local de trabalho limpo é tarefa de todos, não apenas do pessoal da limpeza.
•Cria um ambiente de trabalho saudável e agradável.
•Melhora a imagem do setor, da instituição e, por extensão, dos seus funcionários.
•Incrementa a qualidade de vida na instituição.
•Prepara o ambiente para a quarta fase.
Saúde - S E I K E T S U
PARA QUE SERVE
Desenvolver a preocupação constante com a higiene em seu sentido mais amplo, tornando o lugar de trabalho saudável e adequado às atividades ali desenvolvidas.
COMO PRATICAR
•Adotar como rotina a prática dos três "S" anteriores.
•Estar atento às condições ambientais de trabalho, tais como iluminação, ventilação, ergometria dos móveis etc., melhorando-as e adequando-as às necessidades.
•Promover o respeito mútuo, agindo com polidez e criando um ambiente propício ao relacionamento interpessoal.
•Adotar hábitos de cuidado com a saúde e higiene pessoal.
•Criar um ambiente harmonioso que leve em consideração a estética (beleza) do local de trabalho.
RESULTADOS
•Reduz acidentes.
•Melhora a saúde geral dos funcionários.
•Eleva o nível de satisfação dos funcionários.
•Facilita as relações humanas.
•Divulga positivamente a imagem do setor, da instituição e dos funcionários.
•Prepara o ambiente para a quinta fase.
PARA QUE SERVE
Desenvolver a preocupação constante com a higiene em seu sentido mais amplo, tornando o lugar de trabalho saudável e adequado às atividades ali desenvolvidas.
COMO PRATICAR
•Adotar como rotina a prática dos três "S" anteriores.
•Estar atento às condições ambientais de trabalho, tais como iluminação, ventilação, ergometria dos móveis etc., melhorando-as e adequando-as às necessidades.
•Promover o respeito mútuo, agindo com polidez e criando um ambiente propício ao relacionamento interpessoal.
•Adotar hábitos de cuidado com a saúde e higiene pessoal.
•Criar um ambiente harmonioso que leve em consideração a estética (beleza) do local de trabalho.
RESULTADOS
•Reduz acidentes.
•Melhora a saúde geral dos funcionários.
•Eleva o nível de satisfação dos funcionários.
•Facilita as relações humanas.
•Divulga positivamente a imagem do setor, da instituição e dos funcionários.
•Prepara o ambiente para a quinta fase.
Disciplina - S H I T S U K E
PARA QUE SERVE
Melhorar constantemente. Desenvolver a força de vontade, a criatividade e o senso crítico. Respeitar e cumprir as rotinas estabelecidas.
COMO PRATICAR
•Tornar a prática dos "S" anteriores uma rotina a ser cumprida disciplinadamente.
•Compartilhar objetivos.
•Difundir regularmente conceitos e informações.
•Agir com paciência e perseverança no cumprimento das rotinas.
•Transformar a disciplina dos "5S" em autodisciplina, incorporando definitivamente os valores que o programa recomenda.
•Criar mecanismos de avaliação e motivação.
•Participar ativamente dos programas de treinamento.
RESULTADOS
•Elimina a necessidade do controle autoritário e imediato.
•Facilita a execução das tarefas.
•Aumenta a possibilidade de obtenção de resultados de acordo com o planejado.
•Possibilita o auto desenvolvimento pessoal e profissional.
•Incrementa a qualidade geral dos serviços e das relações interpessoais.
•Prepara a instituição e os seus funcionários para a implantação de Programas da Qualidade mais abrangentes.
PARA QUE SERVE
Melhorar constantemente. Desenvolver a força de vontade, a criatividade e o senso crítico. Respeitar e cumprir as rotinas estabelecidas.
COMO PRATICAR
•Tornar a prática dos "S" anteriores uma rotina a ser cumprida disciplinadamente.
•Compartilhar objetivos.
•Difundir regularmente conceitos e informações.
•Agir com paciência e perseverança no cumprimento das rotinas.
•Transformar a disciplina dos "5S" em autodisciplina, incorporando definitivamente os valores que o programa recomenda.
•Criar mecanismos de avaliação e motivação.
•Participar ativamente dos programas de treinamento.
RESULTADOS
•Elimina a necessidade do controle autoritário e imediato.
•Facilita a execução das tarefas.
•Aumenta a possibilidade de obtenção de resultados de acordo com o planejado.
•Possibilita o auto desenvolvimento pessoal e profissional.
•Incrementa a qualidade geral dos serviços e das relações interpessoais.
•Prepara a instituição e os seus funcionários para a implantação de Programas da Qualidade mais abrangentes.
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